Tietosuojaseloste

Hard Luck Paws ry kerää tietoja jäsenistään ja koiria adoptoineista henkilöistä.

Yhdistys ylläpitää kahta toiminnassa tarvittavaa rekisteriä, jotka sisältävät ihmisten henkilötietoja:

1. jäsenrekisteriä ja
2. adoptoitujen koirien omistajarekisteriä.

1 Rekisterin nimi:
Hard Luck Paws ry:n jäsenrekisteri

1.1 Rekisterinpitäjä
Hard Luck Paws ry
y-tunnus: 3080401-8
www.hardluckpaws.fi

1.2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Marjo Viljanen
hardluckpaws@gmail.com

1.3 Rekisterin nimi
Hard Luck Paws ry:n jäsenrekisteri

1.4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja periaate
Rekisterissä oleva henkilö on jäsenyytensä vuoksi yhteydessä rekisterin pitäjään. Jäsenhakemuksen
yhteydessä henkilö antaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn. Jäsenrekisterissä on tieto jäsenistä. Jäsenhakemuksen täyttämällä ja maksamalla jäsenmaksun tulee yhdistyksen jäseneksi. Yhdistyksen hallitus hyväksyy jäsenet. Kun jäsen ilmoittaa erostaan, poistetaan jäsenen tiedot rekisteristä

1.5 Rekisterin tietosisältö
Jäsenrekisterissä on seuraavat tiedot:

• nimi
• sähköposti
• jäsenyyden tyyppi: kannatusjäsen vai varsinainen jäsen

1.6 Tietolähteet
Jäsenestä rekisteröidään ne tiedot, jotka jäsen ilmoittaa liittyessään jäseneksi.

1.7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei käsitellä yhdistyksen ulkopuolella, tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, eikä Eu:n tai Eta:n ulkopuolelle, paitsi viestinnässä käytämme MailChimp-uutiskirjepalvelua. MailChimp on yhdysvaltalaisen The Rocket Science Group -yhtiön palvelu. Tämä tarkoittaa,
että näitä käytettäessä joitain henkilötietoja siirtyy Euroopan Unionin ulkopuolelle.

Rekisteröidyn on mahdollista keskeyttää MailChimp-palvelulla lähetettävien jäsen/uutiskirjeen vastaanottaminen.

1.8 Rekisterin suojaus
Rekisteri on tallennettu rekisterinpitäjän (Hard Luck paws ry) tietojärjestelmään. Pääsy jäsentietoihin vaatii salasanan ja käyttäjätunnuksen käyttöä. Tietoihin pääsee vain siihen luvansaaneet henkilöt.

1.9 Rekisterissä olevalla on oikeus kieltää tietojensa käyttö muihin tarkoituksiin.

1.10 Tarkastusoikeus ja oikeus tietojen siirtämiseen
Rekisterissä olevalla on oikeus tarkastaa omat tietonsa ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö
tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa se rekisterinpitäjälle

1.11 Tietojen korjaaminen
Rekisterinpitäjällä on velvollisuus oikaista virheelliset tiedot oma-aloitteellisesti tai pyynnöstä. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyyn liittyvä valitus valvontaviranomaiselle

2 Rekisterin nimi:
Hard Luck Paws ry:n omistajarekisteri

2.1 Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Hard Luck Paws ry (myöhemmin puhutaan yhdistyksenä)

Osoite: Hard Luck Paws ry
Murhinniementie 18 88640 Ontojoki
www.hardluckpaws.fi
Yhteyshenkilö: Mirka Kovalainen

2.2 Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen kautta koiran adoptoineiden yhteys- ja henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus:

Omistajarekisteri sisältää tiedot yhdistyksen kautta eläimen adoptoineista henkilöistä / henkilöistä. Eläimen adoptoivat henkilöt tekevät yhdistyksen kanssa eläimen adoptiosta kirjallisen sopimuksen. Omistajan ja yhdistyksen sopimussuhde jatkuu eläimen elinajan, ellei koiraa esimerkiksi luovuteta
takaisin yhdistyksen haltuun tai jostain muusta erityisestä syystä päätetä ennen sitä. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä, kun sopimussuhde rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä lakkaa.

Henkilötietojen tallentaminen perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää
rekisteriä välittämistään eläimistä. Rekisterissä olevia tietoja voidaan vaatia viranomaisten taholta
(Ruokavirasto tai valvova eläinlääkäri).

2.3 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen kautta koiran adoptoineiden henkilö- ja yhteystietoja sekä eläimen tunnistetietoja, joiden avulla adoptoitu eläin voidaan yksilöidä.

Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi
• Rekisteröidyn postiosoite, postinumero ja postitoimipaikka
• Rekisteröidyn puhelinnumero
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite
• Rekisteröidyn adoptoiman eläimen nimi, syntymäaika, sukupuoli, maahantulopäivä, passi- ja sirunumero.

2.4 Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään adoptiohakemuksen ja adoptiosopimuksen täyttämisen ja yhteydessä. Tiedot adoptoidusta eläimestä yhdistys kerää omista toiminnassaan tarvitsemista lähteistään, kuten maahantuontiasiakirjoista. Yhdistys huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä.

2.5 Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

2.5.1 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolisille tahoille. Eläinten tietoja luovutetaan eläinten maahantuontia ja välittämistä valvoville viranomaisille erityisestä pyynnöstä.

2.5.1.1 Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso. Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita.

Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla Yhdistykseen
yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassaolevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.

2.6 Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröidyn ja yhdistyksen välinen sopimussuhde on aktiivinen.

Sopimuksen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan sopimuksen päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15).

Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

2.7 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
  edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. Yhdistys vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

2.8 Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

2.9 Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterinhoitajalle osoitteeseen: hardluckpaws@gmail.com

2.10 Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön tai yhteystietojen muuttuessa.